Bezpapírová kancelář není klišé, ušetří spoustu času, říká Martin Vondrouš ze Software602

Proč stále většina firem dává přednost papírovým verzím dokumentů před bezpapírovou kanceláří?
V drtivé většině jde podle o to, že většina faktur, které firmy dostávají, se zbytečně tiskne, protože ruku na srdce, kdo nevytváří faktury elektronicky prostřednictvím vhodné aplikace s následnou konverzí do PDF? Bohužel finanční kontrola stále ještě někdy vyžaduje předložení papírových šanonů. Tato situace se na trhu pomalu zlepšuje a stále více firem se chová zodpovědněji při tisku elektronických dokumentů včetně faktur. Tomuto trendu odpovídá více než 50 % nárůst nově založených datových schránek fyzických osob v posledních třech měsících. Ale máte pravdu, že u řady firem a lidí je zakořeněný zvyk si dokumenty tisknout, i když k tomu v podstatě není žádný důvod. Máme zkušenost, že klienti, kteří se rozhodli vyzkoušet bezpapírové řešení kanceláře, se už k tištění dokumentů nevrací. Zjistí totiž, že elektronické dokumenty a komunikace jim značně usnadňují práci, šetří čas a peníze. A o to jde ve firmách především. Jde tedy o to přesvědčit i ty nejzarytější příznivce tištěných dokumentů, že bez papíru to jde lépe.

Co jsou podle vás největší výhody bezpapírové kanceláře?
Na tuto otázku nám odpovídají sami klienti. Po zavedení elektronizace procesů a dokumentů mají mnohem větší přehled ve zpracovaných fakturách a zakázkách, lépe a snadněji nacházejí relevantní dokumenty a informace a zůstává jim více času na další úkoly.  Je to tedy efektivnější využití času a snížení nákladů. Představte si, že nejste fyzicky vázaná na kancelář a veškeré rozhodování a podepisování můžete provádět i ze svého mobilního telefonu. Je to ale i o snadném dohledávání dokumentů a řízení všech firemních procesů.

Vlastně jde o chytrou kancelář. Zvykli jsme si už na chytré telefony, chytré televizory, chytré domácnosti, tak proč bychom nemohli mít chytré kanceláře? Hodně to souvisí i s fenoménem dnešní doby, kdy narůstá poměr firem, které stále častěji umožňují svým zaměstnancům pracovat z domova. Naše řešení to umožňuje na 100 %, včetně kontrolních a schvalovacích mechanismů. Home Office je hodně o vlastní sebekázni, ale zaměstnavatel by měl mít možnost kontroly, což s našimi aplikacemi a nástroji má.

Jsou určité firmy, ať už velikostně či zaměřením, které zvládají přechod na bezpapírový provoz lépe, nebo se všude potýkají se stejnými „předsudky“?
Předsudky jsou v zásadě všude stejné, nezáleží na velikosti firmy/úřadu. Ono ani tak nejde o velikost firmy, ale spíše o množství dokumentů, které jsou zpracovávány. Obecně se dá ale říci, že větší korporace a firmy nejprve testují a zavádějí nové technologie v pilotních projektech. Zde se pak případné obavy velice rychle rozptýlí a přínos bezpapírového zpracování je evidentní. Zaměstnanci pak sami přicházejí s tipy na další bezpapírové řešení jiných agend, které by chtěli zjednodušit. Software602 těmto firmám vychází vstříc, protože dokáže svoje řešení upravit na míru toho kterého klienta. Může si také vybrat, zda bude naše služby využívat z cloudu, nebo bude mít tyto produkty na vlastním serveru. Zkrátka jsme dost flexibilní a dokážeme se přizpůsobit všem rozumným požadavkům. Na začátku ale musí být kvalitní interní analýza, čeho chce firma bezpapírovou kanceláří dosáhnout. Zkrátka pokud klient ví, kam chce dojít, my mu už navrhneme tu nejlepší cestu.

Je bezpapírová kancelář vhodná pro jakoukoliv firmu?
Částečně jsem odpověděl už u předchozí otázky. Podnikající fyzická osoba s jednou či pěti fakturami měsíčně samozřejmě nepotřebuje zavádět systémové řešení a specializované aplikace. Ale i tento podnikatel ocení bezpapírovou kancelář ve formě typizované šablony faktury a její elektronické vytvoření, podepsání a odeslání, například datovou schránkou. Nebo kvalitní převod dokumentů do PDF a jejich archivaci. Záleží na každém, jaké má potřeby a požadavky. A zda chce být ve své práci efektivnější. Ale je to o té interní analýze, bez které se jakýkoli přechod na bezpapírovou kancelář dělat nedá. Klient musí být vnitřně přesvědčen, že do této změny chce jít, nesmí se nutit násilím. Potom by to nefungovalo.

Je vůbec možné se dnes bez papíru úplně obejít? Můžete stručně popsat, v jakých všech aspektech, které se týkají běžného firemního provozu, se dá fungovat bez papíru?
My prosazuje bezpapírové řešení kanceláře („paperless“ ) tam, kde to dává smysl. Nemyslíme tím nahrazení oblíbených věcí jako je např. post-it nebo hezký kožený poznámkový blok. Naše zkušenosti a reakce klientů ukazují, že veškeré procesy, které řeší firemní rutinu na denní bázi, má smysl elektronizovat a zefektivnit. Ostatně, díky našim řešením nemusíte schvalovat a podepisovat faktury v kanceláři, ale v podstatě kdekoli – ať už jste a cestách nebo na pláži u moře. Potřebujete k tomu pouze internet.

Ale abych byl konkrétnější, v našem podání nejde jen o elektronizaci dokumentů a jejich kvalifikované elektronické podepisování a pečetění s časovým razítkem, ale i vytváření různých portálů a elektronických formulářů, řízení firemního workflow, systémy pro správu dokumentů (DMS) s řízeným oběhem dokumentů, spisovou službu, archivaci a skartaci a konverzi a zpracování dokumentů v PDF. A samozřejmě o různé kombinace těchto produktů, protože každá firma má trochu jiné požadavky a potřeby.

Na kolik firmu vyjde takový přechod na bezpapírový provoz?
Pojďme otázku otočit. Firmu či úřad nezajímá, kolik kde může utratit, ale kolik může ušetřit na zdrojích, financích, jak je možné zvýšit efektivitu práce a snížit chybovost.

Bezpapírová kancelář jednoznačně naplňuje tyto aspekty, ale není možné paušalizovat tento přínos jednou částkou. Je jasné, že zavedení klade na vedení firmy či úřady požadavky na investici v podobě popsání procesů a nastavení prvotních pravidel. I s touto analýzou však umíme pomoci a nabídnout „good practises“ a zkušenosti z již realizovaných zakázek. Cena se tedy liší firmu od firmy, podle toho, jaké řešení nakonec zvolí a kolik má zaměstnanců. Nemůžeme paušalizovat.

Z dlouhodobého hlediska ale firmy zásadně ušetří. Máme spousty případových studií, kdy nám klienti děkují za zefektivnění firemních procesů a snížení nákladů. První krok je vždy nejtěžší, vystoupit ze své komfortní zóny a dělat věci jinak, ale jakmile to uděláte, zjistíte, že bezpapírové řešení je vlastně lepší, rychlejší a přehlednější. Nemluvě o ekologické stopě. Nedávno jsme například spočítali, že malá česká firma do 50 zaměstnanců ročně využije tolik kancelářského papíru, na jehož výrobu je potřeba 16 vzrostlých smrků. A samozřejmě také mnoho energie a vody, což rozhodně není zanedbatelné. Jestliže se v různých oblastech snažíme snižovat ekologickou zátěž, proč bychom se o to neměli pokoušet i takto?

Co když chce firma nějaké komplexní řešení, a ne si kupovat jednotlivé nástroje pro digitalizaci procesů? Máte nějakou takovou službu?
Pro digitalizaci běžné administrativy se hodí Sofa, která umožňuje rychlé, přehledné řízení a automatizaci libovolných obchodních procesů prostřednictvím internetu kdykoli a odkudkoli. Ať již přijdou dokumenty do firmy v jakékoli formě, digitalizují se a dalšími procesy prochází elektronicky. Sofa umožní tyto procesy spravovat, dokumenty z nich archivovat, manipulovat s nimi, zasílat ke schvalování i elektronicky je podepisovat. Sofa se umí postarat o datové zprávy, evidenci smluv, cestovní příkazy i účtenky. Zvládne veškeré interní procesy a formuláře nebo dotazníky.

Proč by měla firma, která se chce vydat cestou bezpapírové kanceláře, zvolit řešení právě od Software602?
Proč ne? Nenapadá mne jediný důvod, proč hledat někoho jiného. Bezpapírovému řešení kanceláří se věnujeme pětadvacet let, v podstatě nejdéle na českém trhu. Máme velké zkušenosti s projekty, jako jsou datové schránky a Czech POINT. Jsme kvalifikovaný poskytovatel služeb vytvářejících důvěru podle evropského nařízení eIDAS. Snažíme se nenabízet jednoduché řešení na jeden proces, ale jednoduché řešení, které je modulární a může růst společně s požadavky firmy. Na trhu je spousta poskytovatelů bezpapírových řešení, ale těžko budete hledat někoho, kdo by se tomu věnoval tak komplexně a dlouhodobě jako my.